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自從《紐約時報》專欄作家瑪希....

管理時間.增長企業.平衡生活 | 衝突世代 向CEO學習時間運用

發表時間:2023-09-18 點閱:1952
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時序來到2023年9月,全球局勢卻仍舊波濤洶湧,未見舒緩平息的趨勢。俄烏戰爭成為持久戰即將邁入第二年;生成式AI 在各行各業引起層層波瀾;地緣政治競爭白熱化;各國持續受通膨陰影困擾,種種衝擊都對經貿環境造成連鎖反應,全球經濟復甦被拖慢腳步,歐美、中國、台灣各地都能深切感受。截至2023年8月財政部數據,台灣出口值已連續11個月負成長,中國經濟放緩,房地產隱憂爆發;德國GDP 持續陷入萎縮,無數企業掌舵人又紛紛開始焦頭爛額,調整企業佈局。

當內外部因素接踵而至,時間就變得捉襟見肘,CEO們本身已經是顆不停轉動的陀螺,不可能用更多的時間去解決新的事物。就算再富有熱情,每日高強度的工作就猶如繃緊的橡皮筋,如沒有適當的休息,彈性疲乏、工作效率降低是遲早的事。根據《Harvard Business Review》2018年針對世界級執行長調查,平均每日工作9.7 小時,每周工作62.5小時,此還是在疫情爆發之前,如今疫後世界局勢丕變,需要這些企業掌舵者花費更多時間權衡對公司最優的決策。



企業/名人的時間管理法:比爾.蓋茲隔離周、Google 20% 時間

一天24 小時,不會變多也不會變少,且超時工作,對員工與自身都帶來壞處,就連最熱愛工作的狂人馬斯克(Elon Musk) 平均一周工作超過100小時,在收購Twitter 後一度一周工作超120 小時,也坦言這讓他決策失準並喪失品質,而調整步伐降回一周100小時。CEO 們要找到時間效益最大化的方法帶領公司前行,企業內部也需要有效的時間應用,不僅只考量效率,也需留出讓員工得以天馬行空自行發揮的餘裕時間,我們可以借鑑知名CEO 與大企業推行的方法與文化:

Google 20% 時間
Google 的企業文化中有一個著名的「20% 時間」,意指工程師可以用20% 的工作時間去開發自身感興趣的項目,無論與平時的工作是否相關,Gmail、Google News 等成功產品都是借此孕育而生。這20% 時間相當於一場腦力激盪(Brainstorm),藉由不同領域的項目合作,擦出創新的火花。

Amazon 周計畫
多數企業以月為單位推行業務與工作,而《1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?》書中提及,Amazon 內部以周為單位進行PDCA循環,若能以周為單位核對目標和結果,就能及時採取有效對策,就算稍微偏離跑道也能隨即修。在Amazon 這種跨國電商平台,一個月檢討一次往往會錯失機會,想想Covid-19 期間就能知道,面對突發情況快速應對的重要性。

馬斯克時間箱(Timeboxing)
身兼數職的馬斯克營運著Tesla、SpaceX、Twitter(現為X )等公司,他以時間箱管理法,以5分鐘為單位安排任務時間,給所有需要進行的工作設下時間限制,完成一項即展開下一項動作。設定每件工作的Deadline,可以極大增加完成任務的緊迫感,Deadline 是第一生產力,有時不僅是玩笑,也是真理。帕金森定律(Parkison'sLaw) 就指出人在時間充裕時,會傾向放慢工作節奏,往往1小時就能完成的工作,最後需要花費雙倍甚至3小時。

比爾.蓋茲思考周(Think Weeks)
《留白工作法》書中提及,比爾.蓋茲擔任微軟CEO 時,每年會二度前往與世隔絕的森林小屋,度過他的「思考周」,在那他會仔細閱讀報告、文章、書籍,並記錄其帶來的靈感與點子,在那沒有網路、親友、工作,一天他花費18小時在閱讀上,但他帶回公司的是他深思熟慮後的閱讀思考,這段時間的深度充電,成為有效輔助他在公司決策與規劃上的助力。



時間並非無限投注 而是取捨在更有價值之處

使用種種工作法提昇工作效率,並非無止盡把省下來的時間再投入工作之中,而是透過管理時間,留下充足的時間做好決策。根據麥肯錫諮詢公司(McKinsey) 2019 年的〈傑出執行長的心態與實踐〉(The Mindsets and Practices of Excellent CEOs) 調查報告中指出,CEO的決策直接影響企業45% 的業績表現。當CEO被忙碌的工作時程填滿,沒有思考的時間,只是不斷對層出不窮的問題做出反應,沒有機會做出最適當的決策。

像是Nike 創辦人菲爾.奈特(Phil Knight)在自家客廳,即有一張專門用來做白日夢的椅子;Linkedln 執行長傑夫.韋納(Jeff Weiner)會刻意在行事曆上安排「沒事」的時間,這些特意留下思考或暫停的時間,被傑出領袖認為是他們成功的要素。這也與我們在洗澡時常靈感爆發的原理相同,洗澡時擺脫專注工作模式,加上大腦處於放鬆狀態,會釋放多巴胺與產生α 波(Alpha Waves),刺激創意產生。同時工作以外的個人生活,對CEO 們也同樣重要,工作與個人生活達成平衡,規劃出的休息時間、家人時間(任何重要的時間)對於CEO與高階經理人們都是必要的充電時間。《戰略衝刺》作者賽門.塞維里諾(Simon Severino)提及,行事曆中安排的不只工作時間,帶給你放鬆快樂的時間(與家人相處、健身、獨處)都應排入其中,這樣才是平衡的一天,才能夠長久。
 


CEO 的現實企業如何生存

賽門進一步提及他常會問企業主一個的問題?「你每個月有可靠且可預期的現金流嗎?」如果答案是「沒有」,那麼他們就無法確定下一個客戶在哪裡、他們每個月如何收支。這可能導致他們從事不利的交易,最後落得血本無歸。當事業成長不夠快速,或不如預期那般快速時,大多數的企業主會開始嘗試不同方式突圍以增進銷售。在許多情況下,企業主基於恐懼與誤判狀況,會投入金錢尋求解方,而未能領會商業上的機會領域「成長槓桿」。

當在日復一日的營運中感到迷茫時,問題可能是你正在做其他人可以為你做的事情。這是一個很好的提醒,也許你需要運用策略招聘員工加入;或當你筋疲力盡時,你的事業就無法成長,因人們會對工作過度、脾氣暴躁的領導者敬而遠之。



CEO 的時間取捨建議

無法帶領自己,就無法帶領別人,此時不妨暫停一下,透過以下幾個問題,重新思考你的時間取捨:

• 你起床後會期待開創新的事物嗎?
• 你開創的比你消耗的多嗎?
• 你是否在交通或會議上浪費時間?
• 你每天都有進展,還是只是在窮忙?
• 你吃得好、睡得好、運動得好嗎?
• 你有強烈的「為什麼」 驅動著你嗎?


►►本文摘自:《能力雜誌第811期,非經同意不得轉載、刊登。